W jakich sytuacjach należy utworzyć kancelarię tajną?

Kancelaria tajna to, zgodnie z definicją zawartą w 42 ust. 1 ustawy o ochronie informacji niejawnych, wyodrębniona komórka organizacyjna w zakresie ochrony informacji niejawnych, podległa pełnomocnikowi ochrony, obsługiwana przez pracowników pionu ochrony, odpowiedzialna za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie materiałów uprawnionym osobom. Oznacza to, że jest to przestrzeń, w której składuje się wszelkie dane, których jawność została w jakiś sposób ograniczona i do których dostęp mają jedynie osoby do tego wyznaczone. 

Podstawowym zadaniem kancelarii tajnej jako odrębnej jednostki administracyjnej jest rzetelne i dokładne rejestrowanie, przechowywanie, zarządzanie obiegiem oraz wydawanie materiałów z danymi niejawnymi, które umożliwi w każdej chwili ustalenie, gdzie znajduje się dany materiał podlegający kurateli kancelarii tajnej oraz kto i kiedy się z owym materiałem zapoznał. Informacje te powinny być zapisywane oraz kompletowane do późniejszego wglądu osób z odpowiednimi uprawnieniami, np. dla jednostek kontrolujących, które z jakiegoś powodu zmuszone są do weryfikacji takich danych.

 

Przypadki, w których należy utworzyć kancelarię tajną

Utworzenie kancelarii tajnej konieczne jest, gdy w jednostce organizacyjnej przetwarza się informacje niejawne o klauzuli „tajne” lub „ściśle tajne”. Osobą odpowiedzialną za utworzenie takiej jednostki administracyjnej jest kierownik danej jednostki organizacyjnej. Później powołuje się również kierownika kancelarii tajnej.

Kancelarią zarządza więc na stałe kierownik kancelarii, który wyznaczony został uprzednio przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony. Co istotne, kierownik jednostki organizacyjnej, na wniosek pełnomocnika ochrony, może wyznaczyć również zastępcę kierownika kancelarii, więc, de facto, utworzenie dodatkowej jednostki administracyjnej, jaką jest kancelaria tajna, może wiązać się z powołaniem dwóch dodatkowych stanowisk.