Jakie funkcje pełni kierownik kancelarii tajnej?

W instytucjach, które przetwarzają informacje niejawne, szczególną rolę odgrywa kancelaria tajna – wyodrębniona jednostka organizacyjna odpowiadająca za kontrolowane obiegi dokumentów objętych klauzulą tajności. Na jej czele stoi kierownik kancelarii tajnej, osoba o specjalnych uprawnieniach i odpowiedzialności, której zadaniem jest zapewnienie zgodności z przepisami o ochronie informacji niejawnych.

Odpowiedzialność za ochronę informacji niejawnych

Kierownik kancelarii tajnej odpowiada za przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie, udostępnianie i przekazywanie dokumentów niejawnych zgodnie z obowiązującymi przepisami – w szczególności z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych. Dba o to, by dostęp do akt miały wyłącznie osoby posiadające odpowiednie poświadczenia bezpieczeństwa oraz przeszkolenie. W jego gestii leży też kontrola fizycznego zabezpieczenia pomieszczeń, sejfów, nośników danych i systemów IT, jeśli takie są wykorzystywane.

 

Organizacja pracy kancelarii i nadzór nad personelem

Do obowiązków kierownika należy także organizacja codziennej pracy kancelarii – planowanie zadań, podział obowiązków, szkolenie pracowników i monitorowanie przestrzegania procedur. Kierownik kancelarii tajnej może być również odpowiedzialny za nadzór nad systemem ewidencjonowania dokumentów niejawnych, zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Prowadzi rejestry, protokoły zniszczeń, ewidencje wypożyczeń i kontroli wewnętrznych. W większych jednostkach kierownik kancelarii tajnej może kierować całym zespołem, a w mniejszych – wykonywać wszystkie czynności samodzielnie.

 

Współpraca z pełnomocnikiem ds. ochrony informacji niejawnych

Kierownik kancelarii tajnej ściśle współpracuje z pełnomocnikiem ds. ochrony informacji niejawnych, który jest odpowiedzialny za wdrażanie i nadzorowanie systemu ochrony informacji w całej jednostce. Często kierownik bierze udział w audytach, kontrolach zewnętrznych (np. ABW lub SKW) oraz uczestniczy w przygotowaniu raportów i dokumentacji potwierdzającej zgodność działań z przepisami. Musi być osobą godną zaufania, skrupulatną i posiadającą aktualne poświadczenie bezpieczeństwa na odpowiednim poziomie (np. „poufne” lub „tajne”).