Jak niszczyć dokumenty zawierające informacje niejawne?

Dokumenty tajne, to dokumenty o wyjątkowej wrażliwości i należy poświęcić im szczególną uwagę. Mając dostęp do danych z klauzulą ,,niejawne” czy ,,tajne” lub ,,ściśle tajne” należy przestrzegać szeregu zasad i restrykcji, które mają na celu ich maksymalne zabezpieczenie. Ustępstwa od tych zasad skutkować mogą przedostaniem się informacji z dokumentów niejawnych do niepowołanych osób, co zaś może mieć konsekwencje karne. 

Dokumenty o tak dużej wadze należy więc przechowywać w sposób szczególny, opatrzony wieloma regułami i mogą to robić jedynie niektóre instytucje, a dostęp do zawartości specjalnych szaf mają nieliczne, upoważnione do tego osoby fizyczne. Poza tym jednak, po czasie regulowanym przez odpowiednie przepisy niektóre dokumenty niejawne muszą zostać wybrakowane po upływie okresu archiwizacji. To również należy wykonać zgodnie z procedurami i z zachowaniem szczególnej ostrożności. 

 

Brakowanie dokumentów z informacjami niejawnymi

Zależnie od charakteru dokumentacji z informacjami niejawnymi można je niszczyć po upływie dwóch lub pięciu lat. Kluczowe jest w tym procesie bezpieczeństwo danych w trakcie oraz ich bezpowrotna utrata po skończeniu brakowania. Najlepiej zatrudnić do tego typu pracy wykwalifikowaną kancelarię tajną z uprawnieniami do pracy z dokumentami zawierającymi dane niejawne. W takim przypadku powinno się zachować następujące kroki:

1. Ustalić miejsce i czas przekazania dokumentów niejawnych przez pracownika z odpowiednim przeszkoleniem,

2. Skompletować dokumenty, zapakować je w odpowiednie pojemniki i przetransportować przeznaczonym do tego pojazdem,

3. Sporządzić protokół odbioru ze szczegółowym uwzględnieniem wszystkich przekazywanych elementów,

4. Wybrakować dokumenty możliwie najszybciej, używając specjalistycznego sprzętu określonego przez DIN 66399,

5. Wystawić dokument potwierdzający zniszczenie dokumentów niejawnych. Taki dokument jest potwierdzeniem poprawnego wykonania pełnej procedury brakowania dokumentacji z danymi niejawnymi.