Jak ważne jest właściwe przechowywanie i niszczenie dokumentacji zawierających informacje niejawne?

Informacjami niejawnymi nazywamy informacje, dane oraz materiały, których ujawnienie mogłoby skutkować zagrożeniem interesom kraju, interesom publicznym bądź prawu obywateli. Dotyczy to nie tylko dokumentów, które sporządzone zostały na piśmie, ale również w innych formach, na przykład na nagraniach audio, skanach czy zdjęciach. Aby otrzymać dostęp do informacji niejawnych, należy spełniać określone warunki. Takie dokumenty zawierają również informacje osobowe, które z kolei zobowiązują do ich prawidłowego przechowywania i archiwizacji.

Istota obowiązku przechowywania informacji niejawnych. Sposób ochrony informacji niejawnych, czyli przede wszystkim ich przechowywania określony jest w ustawie. W ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 o ochronie informacji niejawnych zrezygnowano z podziału tajemnic na państwowe i tajemnic służbowych. Obowiązuje natomiast oznaczenie klauzul tajności, czyli „ściśle tajne”, „tajne”, „poufne” i „zastrzeżone”. Oznaczenie klauzuli tajności wpływa na czas ochrony informacji. W przypadku informacji „ściśle tajnych” okres ochrony wynosi 5 lat od daty wystawienia, „tajnych” przez 7 lat od daty wystawienia, a „poufnych” przez 10 lat. W tym celu niezbędne jest zapewnienie właściwych warunków archiwizacji. Przez odpowiednią archiwizację takich dokumentów należy rozumieć zapewnienie im odpowiednich środków ochrony. Mowa tutaj o zastosowaniu szaf pancernych albo metalowych, które będą dodatkowo zabezpieczone zamkami. Zamki te muszą uniemożliwiać dostęp do dokumentów osobom, które nie są do tego wyznaczone, dlatego stosowany jest mechanizm ryglujący bądź zamki elektroniczne czy mechaniczne.

 

Co zrobić, gdy okres archiwizacji minie?

Okres archiwizacji informacji niejawnych został określony w ustawie. Jednak gdy upłynie, konieczna jest utylizacja takich dokumentów, czyli zniszczenie ich w odpowiedni sposób. W całym procesie ważne są dwie kwestie. Po pierwsze, dokumenty nie mogą trafić w niepowołane ręce, a poza tym muszą w całości ulec bezpowrotnemu zniszczeniu. O kwestii ochrony danych należy pamiętać przede wszystkim dlatego, że ich wyciek może doprowadzić do poważnych konsekwencji. Mamy tutaj na myśli na przykład grzywnę za niedopilnowanie obowiązku ochrony danych osobowych lub niejawnych czy ich kradzież i wykorzystanie na niekorzyść właściciela. Właśnie dlatego, by zapewnić im wymagany poziom bezpieczeństwa, warto skorzystać z usług kancelarii tajnej. W 4Tel Partner stworzymy dla Państwa odpowiednio przeszkolony pion ochrony z kierownikiem kancelarii tajnej i pełnomocnikiem ochrony, dzięki czemu w firmie zostaną zachowane wszelkie procedury bezpieczeństwa.