Menu Zamknij

3 zasady sporządzania kopii dokumentów niejawnych

mężczyzna obsługujący kserokopiarkę

Kompletowanie dokumentów jest stałym elementem pracy biurowej. Dla zmaksymalizowania poprawności administracyjnej niekiedy wykonuje się kopie dokumentów dotyczących danej firmy lub innego podmiotu gospodarczego czy administracyjnego. Chociaż kopiowanie dokumentów często towarzyszy wielu pracownikom wykonującym zawody z grupy tzw. ,,white-collar jobs”, to sporządzanie kopii dokumentów niejawnych wymaga szczególnej uwagi i zachowania odpowiednich zasad. Za każdym razem pracując z dokumentami oznaczonymi jakąkolwiek klauzulą niejawności, należy pamiętać, że dokumenty te mają szczególną wagę dla bezpieczeństwa reprezentowanych podmiotów, nawet Państwa. 

O czym pamiętać sporządzając kopie dokumentów niejawnych?

Możliwość przetwarzania informacji niejawnych mają jedynie osoby odpowiednio do tego przygotowane i z niezbędnymi uprawnieniami. Należy jednocześnie zauważyć, że przetwarzanie informacji niejawnych to ich wytwarzanie, modyfikowanie, kopiowanie, klasyfikowanie, gromadzenie, przechowywanie, przekazywanie lub udostępnianie. By możliwie najlepiej ochronić dokumenty niejawne oraz ich kopie przed niechcianymi rękoma ustalono szereg reguł, których muszą się trzymać pracownicy mający dostęp do kancelarii niejawnej. Zgodnie z instrukcjami dotyczącymi sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych:

  • Kopie (ale również odpisy, wyciągi oraz tłumaczenia) z dokumentu oznaczonego klauzulą zastrzeżone mogą być wykonywane wówczas, gdy na dokumencie nie ma żadnych obostrzeń narzuconych przez osobę, która nadała klauzulę tajności;
  • Wykonanie kopii (oraz odpisów, wyciągów, wypisów, tłumaczeń) dokumentu niejawnego następuje wyłącznie na podstawie pisemnego polecenia osoby, która nadała klauzulę tajności, odnotowanego na danym dokumencie;
  • Wykonanie kopii odnotowuje się na dokumencie, z którego ową kopię wykonano, zamieszczając informację o: nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej, w której sporządzono kopię, liczbie egzemplarzy sporządzonych kopii, dacie sporządzenia kopii oraz numerze pod jakim te dokumenty zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencyjnym.